KI-Schulung im Betrieb: Ist sie Pflicht?

Ist eine KI-Schulung für das Team Pflicht?

Eine Pflicht zu Maßnahmen steht weiter in Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689. Eine Pflicht zu einer Schulung steht dort nicht. Auch die alte Fassung schrieb keine Schulung vor: Sie verlangte, nach besten Kräften ein "ausreichendes Maß" an KI-Kompetenz sicherzustellen. Geändert hat das die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026 und in Kraft seit 27. Juli 2026.

Muss ich ein Zertifikat oder einen Nachweis haben?

Nein. Weder Art. 4 noch die Begriffsbestimmung von KI-Kompetenz (Art. 3 Nr. 56) nennt eine Prüfung, ein Zertifikat oder einen Nachweis. Trotzdem ist es klug, später zeigen zu können, was Sie getan haben: Eine kurze Notiz mit Datum, Thema und Teilnehmenden genügt. Das ist keine Vorgabe des Gesetzes, sondern gute Praxis. Wir sprechen deshalb von Teilnahmebestätigung, nie von Zertifikat.

Gilt das auch für kleine Betriebe und Einzelunternehmen?

Dem Wortlaut nach ja. Art. 4 richtet sich an "Betreiber", und das ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet (Art. 3 Nr. 4). Gemeint sind das Personal und andere Personen, die im Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, etwa freie Beauftragte. Arbeiten Sie ganz allein, gibt es nach dieser Lesart kaum jemanden, dessen Kompetenz Sie unterstützen müssten. Die Datenregeln unten gelten für Sie selbst trotzdem, vor allem bei Gesundheits- und Kundendaten. Für kleine Firmen ist seit Juli ausdrücklich Unterstützung vorgesehen: Der neue Abs. 2 verpflichtet Kommission und Mitgliedstaaten, Betriebe, besonders KMU, zu unterstützen.

Droht eine Strafe, wenn ich nichts tue?

Im Gesetzestext ist für Art. 4 kein eigener Bußgeldrahmen genannt: Die Aufzählung der Bußgeldstufen in Art. 99 Abs. 3 bis 5 führt Art. 4 nicht auf. Ganz ausschließen können wir eine Sanktion deshalb nicht. Art. 99 Abs. 1 verpflichtet die Mitgliedstaaten allgemein, Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen für Verstöße gegen die Verordnung vorzusehen (die Fassung seit Juli 2026 sagt "bei jeglichem Verstoß") und dabei die Interessen von KMU zu berücksichtigen. Was Österreich für Art. 4 vorsieht und welche Stelle zuständig wäre, haben wir nicht geprüft. Wer die kleinen Schritte unten umsetzt, kann jedenfalls zeigen, dass er Maßnahmen ergriffen hat.

Was ist für ein Unternehmen trotzdem sinnvoll?

Der Gesetzgeber selbst hält in der Begründung fest, dass KI-Kompetenz unabhängig von Verpflichtungen und möglichen Sanktionen eine strategische Priorität sein sollte (Erwägungsgrund 8). Praktisch heißt das für einen Betrieb ohne IT-Abteilung: Wir empfehlen drei Dinge. Regeln für Daten, eine klare Zuständigkeit und eine kurze Einweisung. Das verringert das Risiko von zwei teuren Fehlern: vertrauliche Daten, die in einem öffentlichen Werkzeug landen, und falsche Texte, die ungeprüft zu Kundinnen und Kunden gehen.

Welche Regeln gelten für Daten in KI-Werkzeugen?

Fünf Regeln reichen für den Anfang:

1. 01Nur freigegebene Werkzeuge, nur mit Firmenkonto. Private oder kostenlose Konten bleiben außen vor. Eine Person führt die Liste.
2. 02Einstellung prüfen: Eingaben sollen nicht zum Training des Anbieters verwendet werden.
3. 03Keine personenbezogenen Daten ohne Freigabe. Besonders heikel sind Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien: Ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt, Ausnahmen regelt Abs. 2.
4. 04Auftragsverarbeiter klären. Verarbeitet der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag. Ob und für welchen Tarif es ihn gibt, sehen Sie in den Vertragsbedingungen des Anbieters.
5. 05Nichts geht ungeprüft nach außen. Wer einen Text verschickt, hat ihn geprüft: Zahlen, Namen, Termine, Preise, Zusagen.

Wer darf was?

Eine Ansprechperson genügt. Sie pflegt die Werkzeugliste und beantwortet die Frage "Darf das hinein?". Eine A4-Seite mit diesen Festlegungen lässt sich nach unserer Schätzung in einem Nachmittag schreiben. Die fünf Fragen, die diese Seite beantworten soll, stehen schon in unserem Leitfaden zu KI im Unternehmen.

Wie sieht eine kurze Einweisung aus?

Rechnen Sie mit etwa einer Stunde (unser Richtwert, kein Messwert), am besten an einer echten Aufgabe Ihres Teams statt an Folien. Vier Themen:

• Was KI kann: Entwürfe, Zusammenfassungen, Umformulieren.
• Wo sie Fehler macht: Sie erfindet Fakten und Zahlen, und sie klingt dabei überzeugend.
• Was hineindarf: die Tabelle oben, auf einer Seite.
• Wer prüft: immer die Person, die den Text verschickt.

Danach hält die Ansprechperson kurz fest, wann die Einweisung war und wer dabei war. So halten Sie fest, was Sie getan haben. Wiederholen Sie sie, wenn ein neues Werkzeug dazukommt oder jemand Neues startet.

Was kostet mich das, und wie viel Zeit braucht es?

Der Aufwand ist vor allem Zeit und klein. Die Zeiten sind unsere Schätzung für einen Betrieb mit 10 bis 25 Personen, keine Messwerte.

Ein Ergebnis wie "weniger Fehler" können wir nicht versprechen. Es hängt davon ab, ob Ihr Team die Regeln lebt, und das gelingt eher, wenn eine Person dafür zuständig ist.

Wann reicht eine Einweisung nicht?

Zwei Fälle brauchen mehr. Erstens, wenn KI nach außen auftritt: Für KI-Systeme, die direkt mit Menschen sprechen (Chatbots), und für täuschend echte KI-Bilder, -Videos und -Töne gibt es Transparenzpflichten nach Art. 50, die seit 2. August 2026 gelten. Je nach Rolle treffen sie den Anbieter des Systems oder den Betreiber, der die Inhalte veröffentlicht. Das ist ein anderes Thema als Art. 4 und steht im Leitfaden im Abschnitt zu den rechtlichen Punkten. Zweitens, wenn KI mit Personendaten arbeiten soll, etwa Anfragen automatisch beantworten: Dann gehören Auftragsverarbeitung und Einwilligungen vorher geklärt.

Wo gibt es amtliche Hilfe?

Die RTR betreibt eine KI-Servicestelle als Anlaufstelle für Information und Unterstützung zum AI Act (ki@rtr.at, dazu ein Chatbot unter chat.ki.rtr.at). Individuelle Rechtsberatung ersetzt sie nicht. Die Kommission ist nach Art. 4 Abs. 2 verpflichtet, Praxisbeispiele auf ihrer zentralen Informationsplattform zu veröffentlichen.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung verpflichtend?

Nein. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt in der Fassung seit 27.07.2026 Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Eine Schulung, eine Prüfung oder ein bestimmtes Niveau schreibt der Text nicht vor.

Brauche ich ein Zertifikat für mein Team?

Nein, Art. 4 nennt weder ein Zertifikat noch einen Nachweis. Eine interne Notiz, wann die Einweisung stattfand und wer dabei war, ist trotzdem praktisch.

Muss ich alle im Team schulen?

Der Text verlangt Maßnahmen, die technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und den Einsatzkontext berücksichtigen. Eine gleiche Schulung für alle schreibt er nicht vor. Wer KI im Alltag nutzt, sollte jedenfalls eingewiesen sein.

Seit wann gilt die Änderung?

Die Verordnung (EU) 2026/1744 wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am dritten Tag danach in Kraft, also am 27. Juli 2026.

Reicht eine interne KI-Richtlinie?

Sie ist eine sinnvolle Maßnahme: Sie legt Werkzeuge, Datenregeln und Zuständigkeit fest. Ob sie in Ihrem Fall genügt, kann nur eine Rechtsberatung beurteilen.

Brauche ich eine externe KI-Schulung für Unternehmen?

Nicht zwingend. Viele kleine Betriebe kommen mit Regeln und einer kurzen internen Einweisung weit. Externe Hilfe lohnt sich, wenn im Team das Grundwissen fehlt oder KI in Abläufe eingebaut werden soll.

Weiterlesen

• KI-Beratung in Wien: was wir bei KI-Assistenten und Automation tun
• Wie nutze ich KI in meinem Unternehmen?: der Leitfaden für den Einstieg
• Über uns: wer hinter Namhaft steht

Quellen

• Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, Amtsblatt L 2026/1744 vom 24.7.2026: neuer Art. 4 Abs. 1 bis 3, geänderter Art. 99 Abs. 1, Erwägungsgrund 8, Inkrafttreten am dritten Tag nach Veröffentlichung. EUR-Lex (ELI), abgerufen am 1. November 2026.
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Art. 3 Nr. 4 und Nr. 56, ursprünglicher Art. 4, Art. 99 Abs. 1 bis 5. EUR-Lex, abgerufen am 1. November 2026.
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO): Art. 9 Abs. 1 und Art. 28 Abs. 3. EUR-Lex, abgerufen am 1. November 2026.
• RTR-KI-Servicestelle zum AI Act, mit Hinweis auf die Änderung von Art. 4: rtr.at und Seite der KI-Servicestelle, abgerufen am 1. November 2026.