KI-Beratung und Automatisierung in Wien: Abläufe, die ohne ständiges Eingreifen laufen
Namhaft Systems bietet KI-Beratung und Automatisierung in Wien für kleine und mittlere Unternehmen in Österreich. Wir bauen KI-Abläufe, die Routinearbeit abnehmen: Content-Produktion, wiederkehrende Anfragen, Aufbereitung von Material. Im Erstgespräch suchen wir den größten Zeitfresser in Ihrer Woche, und für diesen einen Ablauf bekommen Sie ein Angebot mit klarem Umfang. Was die Assistenten können und was nicht, steht weiter unten.
Vielleicht kennen Sie die Lage: Alle reden über KI, aber niemand sagt Ihnen, wo Sie in Ihrem Betrieb ansetzen sollen. Womöglich laufen schon Abos, die niemand nutzt, und die Sorge bleibt, beim nächsten Kauf auf ein Versprechen hereinzufallen. Währenddessen fressen die immer gleichen Handgriffe jede Woche Stunden. Und diese Stunden fallen weiter an, jede Woche, ob Sie sich mit dem Thema beschäftigen oder nicht.
Wir sind Anwender und liefern keine Folien. Unsere Arbeitsweise erproben wir im eigenen Betrieb, mit echten Deadlines. Ihren Ablauf testen wir vor der Übergabe mit Ihnen. Als Einzelunternehmen mit Sitz in Wien arbeiten wir weitgehend remote, die Zusammenarbeit funktioniert deshalb genauso für Unternehmen in Linz, Graz und dem übrigen Österreich. Ihr Ansprechpartner ist Michael Gell. Namhaft ist ein Ein-Personen-Unternehmen: Wir setzen einen Ablauf nach dem anderen um, nicht das ganze Haus auf einmal.
Welche KI eignet sich für Unternehmen?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen eignen sich die großen Sprachmodelle hinter Werkzeugen wie ChatGPT oder Claude, kombiniert mit klaren Regeln für den eigenen Betrieb. Entscheidend ist nicht, welches Modell gerade in den Schlagzeilen steht, sondern ob es zuverlässig eine konkrete Aufgabe in Ihrem Alltag übernimmt.
ChatGPT im Unternehmen einzuführen scheitert selten am Werkzeug. Es scheitert daran, dass niemand festlegt, wofür es gut ist, wo seine Grenzen liegen und wer die Ergebnisse prüft. KI-Tools für Unternehmen gibt es hunderte, brauchbar für Ihren konkreten Fall sind meist zwei oder drei. Deshalb schauen wir uns zuerst Ihre Abläufe an und wählen dann das Werkzeug, das dazu passt, nicht umgekehrt. Wenn Sie sich zuerst selbst orientieren wollen: Wie nutze ich KI im Unternehmen? Der Einstieg Schritt für Schritt.
Was macht ein Berater für Automatisierung in einem kleinen Unternehmen?
Ein Berater für Automatisierung schaut sich Ihre Woche an, findet die Handgriffe, die sich wiederholen, und baut dafür einen Ablauf, der ohne Sie läuft. Für kleine Unternehmen in Wien und Umgebung heißt das bei uns: nicht Software kaufen, sondern einen konkreten Ablauf aufsetzen, testen und übergeben. Der erste braucht je nach Umfang einige Wochen.
- Woche anschauen. Welche Aufgaben kommen jede Woche wieder, wer macht sie, wie lange dauern sie? Daraus entsteht eine kurze Liste mit Zeit je Aufgabe.
- Einen Ablauf wählen. Den mit dem größten Zeitfresser und dem klarsten Muster. Nicht fünf auf einmal.
- Bauen und im Alltag testen. Der Ablauf läuft zwei Wochen neben der Handarbeit mit; erst wenn er stimmt, ersetzt er sie.
- Übergeben oder betreiben. Entweder Sie bedienen ihn selbst mit einer kurzen Anleitung, oder wir betreiben ihn laufend und melden Ihnen, was er getan hat.
Beispiele, die bei uns selbst laufen: Gespräche werden aufgenommen und automatisch zu Notizen und Aufgabenlisten; ein Wochenbericht aus mehreren Datenquellen kommt am Montag fertig per Nachricht; Kundendaten gleichen sich zwischen Dateien und einem Kundensystem ab; Erinnerungen und Meldungen gehen aufs Handy, statt dass jemand nachschauen muss. Was davon für Ihren Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?
Gut automatisieren lassen sich vor allem Abläufe, die häufig vorkommen, einem erkennbaren Muster folgen und heute Handarbeit fressen: Content-Produktion, wiederkehrende Anfragen und die Aufbereitung von Rohmaterial. Bei diesen dreien wissen wir aus dem eigenen Betrieb, was funktioniert.
Konkret sieht das in einem kleinen Unternehmen so aus:
- Content-Produktion: Aus einem Gespräch, einer Sprachnotiz oder einem Dokument entstehen Beitragsentwürfe für Ihre Kanäle. Der Mensch gibt frei, die Maschine macht die Fleißarbeit. Mit unseren eigenen Projekten haben wir über 25 Millionen organische Aufrufe aufgebaut, mit KI-Werkzeugen als Hilfsmittel. Diese Arbeitsweise steckt auch in unserer LinkedIn-Betreuung in Wien und der Social-Media-Betreuung.
- Wiederkehrende Anfragen: Ein KI-Assistent beantwortet Routineanfragen sofort, auch wenn bei Ihnen gerade niemand erreichbar ist, auf Basis von Informationen, die Sie vorher freigegeben haben. Öffnungszeiten, Ablauf, häufige Fragen. Bei erkannten Unsicherheiten übergibt er an einen Menschen. Fehler können trotzdem vorkommen, deshalb legen wir die Grenzen vorher gemeinsam mit Ihnen fest. Das geht als Chat auf der Website und am Telefon: Den Telefon-Assistenten richten wir als Partner von fonio ein, einem Anbieter aus Wien. Er sagt zu Beginn, dass er eine KI ist.
- Aufbereitung von Material: Gesprächsnotizen werden zu Zusammenfassungen, lange Dokumente zu Übersichten, Rohdaten zu lesbaren Berichten. Unspektakulär, aber genau hier verschwinden in vielen Betrieben jede Woche Stunden.
Was sich nicht gut automatisieren lässt: alles, was echtes Urteilsvermögen, Verhandlung oder persönliche Beziehung braucht. Dazu weiter unten mehr. Wenn Sie einen der drei Fälle oben aus Ihrer Woche kennen, ist genau das der Startpunkt für ein kostenloses Erstgespräch.
Wie funktioniert KI-Prozessautomatisierung ohne Tool-Salat?
Ein KI-Prozess, der trägt, ist kein Stapel von Abos, sondern ein durchgehender Ablauf: Ein Auslöser startet ihn, die KI verarbeitet nach Modell und festen Regeln, die Qualität wird geprüft, dann wird ausgespielt. Erst wenn diese Kette ohne ständiges Eingreifen läuft, ist der Prozess fertig.
Die vier Glieder im Detail:
- Auslöser. Ein neuer Input kommt herein, etwa eine Anfrage, ein Termin, eine Aufnahme.
- Verarbeitung. Das KI-Modell arbeitet nach Regeln, die wir gemeinsam mit Ihnen festgelegt haben. Ihr Ton, Ihre Fachbegriffe, Ihre Grenzen.
- Qualitätsprüfung. Bei Inhalten, Berichten und Dokumenten prüft ein Mensch das Ergebnis, bevor es veröffentlicht wird, ergänzt durch eingebaute Prüfregeln. Das ist bei uns kein Übergangszustand, sondern Absicht. Chat- und Telefon-Assistenten antworten dagegen automatisch: Hier ersetzen freigegebene Informationen, feste Grenzen und die Übergabe an einen Menschen die Vorabprüfung. Vollautomatik ohne jede Kontrolle produziert früher oder später Fehler, die Sie Ihren eigenen Kunden erklären müssen.
- Ausspielen. Das geprüfte Ergebnis landet im richtigen Kanal oder System.
Zum Ausspielen gehört auch ein rechtlicher Punkt, den wir bei jedem Projekt mitdenken: Seit 2. August 2026 gelten in der EU Transparenzpflichten für Chat- und Telefon-Assistenten sowie für bestimmte KI-generierte Inhalte (EU AI Act, Artikel 50). Welche Hinweise nötig sind, hängt vom Einsatz ab. Wir berücksichtigen das bei der technischen Umsetzung, dort, wo es greift. Das ersetzt keine Rechtsberatung, sorgt aber dafür, dass das Thema nicht erst nach dem Livegang auffällt. Wer den Ansatz dahinter kennenlernen will, findet auf der Seite über uns, wer hinter Namhaft steht.
Was kostet KI-Beratung?
Die Kosten hängen vom Umfang ab, nicht von einer Preisliste. Den Preis treiben vier Dinge: wie viele Abläufe automatisiert werden sollen, wie komplex sie sind, ob bestehende Systeme angebunden werden müssen und ob wir den laufenden Betrieb übernehmen oder nur aufsetzen und übergeben.
Was ChatGPT im Unternehmen an Abo-Kosten verursacht, ist dabei nur ein kleiner Teil der Rechnung. Die eigentliche Investition steckt im Ablauf, der das Werkzeug in Ihre Woche einbaut, mit Ihren Regeln und Ihrer Qualitätsprüfung. Deshalb starten wir bewusst klein: erst ein einzelner Ablauf, der sich im Alltag beweisen muss, dann der nächste. Sie zahlen nicht für ein Konzeptpapier, sondern für etwas, das läuft. Was ein Projekt in Ihrem Fall bedeutet, klären wir im kostenlosen Erstgespräch, danach bekommen Sie ein konkretes Angebot mit klarem Umfang.
Was die Assistenten können und was nicht
Inhalte, Berichte und Dokumente prüft bei uns ein Mensch, bevor sie veröffentlicht werden. Chat- und Telefon-Assistenten antworten dagegen automatisch, auf Basis von Informationen, die Sie vorher freigegeben haben. Bei Unklarem übergeben sie an einen Menschen. Fehler können trotzdem vorkommen, deshalb legen wir die Grenzen vorher gemeinsam mit Ihnen fest.
Wo bringt KI nichts?
KI bringt nichts, wenn der zugrunde liegende Ablauf schon ohne KI nicht funktioniert, wenn ein Vorgang so selten vorkommt, dass Handarbeit schlicht billiger ist, oder wenn es um Entscheidungen geht, die Urteilsvermögen und Verantwortung brauchen. In diesen Fällen sagen wir das im Erstgespräch und überlegen mit Ihnen, was stattdessen sinnvoll ist.
Ein paar ehrliche Beispiele. Wenn Ihr Angebot unklar ist, macht KI die Unklarheit nur schneller sichtbar. Wenn Ihre Kundengespräche vom persönlichen Draht leben, sollte dort kein Assistent dazwischenstehen. Und wer sich von KI erwartet, dass sie ein Geschäftsmodell rettet, wird enttäuscht. Sie ist ein Werkzeug für Routinearbeit, kein Ersatz für ein funktionierendes Geschäft.
Wollen Sie möglichst viel automatisch laufen lassen, gehen wir das gemeinsam an, mit einer Sicherung: Bei Inhalten gehört die Prüfung durch einen Menschen dazu, bei Assistenten gehören freigegebene Informationen, feste Grenzen und die Übergabe an einen Menschen dazu. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen.
Wie starten Sie mit KI in Ihrem Unternehmen?
Der erste Schritt ist ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir gemeinsam anschauen, wo in Ihrem Alltag Routinearbeit liegt und welcher Ablauf sich als Einstieg eignet. Sie brauchen dafür keine Vorkenntnisse, keine Vorbereitung und keine neue Software, nur einen ehrlichen Blick auf Ihre Woche. Den Rest bringen wir mit.
Danach wissen Sie zwei Dinge: ob sich Automatisierung bei Ihnen überhaupt lohnt, und wenn ja, womit Sie anfangen sollten. Wir sagen Ihnen offen, wo es sich lohnt. Hinter allem steht derselbe Anspruch wie bei unserer Content-Arbeit: Systeme bauen, die wir selbst nutzen. Über 20 eigene Projekte sind die Basis dafür.
Geht es bei Ihnen zuerst um den Auftritt, den die Abläufe bedienen sollen, sehen Sie sich Namhaft Design an. Geht es um Reichweite und Kontakte, finden Sie sie bei Namhaft Marketing.
Schauen wir uns Ihre Woche an
Schreiben Sie uns oder vereinbaren Sie direkt Ihr kostenloses Erstgespräch. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden und besprechen in Ruhe, was bei Ihnen sinnvoll ist.